כל עסק זקוק לאמצעים שיאפשרו לו לייצר תקשורת טובה, בין אם זה בתוך העסק ובין אם זה זו תקשורת עם גורמי חוץ. בדיוק לשם כך יש מרכזיה.
כיצד מרכזיות יכולות לעזור לנו?
ישנם כלים, אמצעים, מכשירים שכל עסק צריך. לא משנה במה הוא מתעסק, לא משנה מה גודל העסק, וזה גם לא משנה מי קהל הלקוחות או הספקים איתו עובד העסק. אחת הדוגמאות לכך הן מרכזיות טלפונים. מרכזיה היא כלי חשוב שמאפשר לעסק לייצר תקשורת ברמה גבוהה בין גורמים שונים. אך כפי שנוכל לראות זה הרבה מעבר לכך.
גם בעידן האינטרנט, בו חלק גדול מהתקשורת מתבצעת באמצעות מיילים או צ'אטים, עדיין יש משמעות גדולה לשיחות בטלפון, ולאופן בו הן מתבצעות בין הגורמים השונים. לכן, אנחנו לא נסתפק אך ורק במחשב בשביל לנהל שיחות עם עובדים, ספקים ולקוחות, ואנחנו גם לא נסתפק רק במכשירי סלולר לצורך כך, אלא אנחנו נשתמש באמצעים נוספים, בשביל שנוכל לייצר תקשורת במסלולים שונים ואיכותיים.
יתרונותיהן של המרכזיות
ניתוב שיחות
באמצעות מרכזייה אנחנו יכולים לפתוח שלוחות שונות ולאפשר לכל שיחה להגיע לייעודה בצורה נוחה ופשוטה. כך אם לקוח מסוים מתקשר אלינו, הוא יהיה מסוגל להגיע ספציפית לאדם אותו הוא מחפש או שהוא יגיע אל המזכירה והיא באמצעות המרכזייה, תעביר אותו אל השלוחה המבוקשת.
תיעוד שיחות
מרכזיות מאפשרות לנו לתעד שיחות, כולל לשמור שיחות מוקלטות, הן במרכזייה עצמה ובן בשירותי ענן עליהם יושבת המרכזייה. כך אנחנו יכולים גם לתעד את השיחות וגם לשמור עליהן.
שיחות ועידה
במקום לנהל שיחה עם בן אדם אחד, אנחנו יכולים לעלות אנשים נוספים על הקו ולנהל שיחות ועידה עם מספר אנשים. בצורה כזו, הם יכולים לנהל תהליכי עבודה בצורה הרבה יותר מסודרת, ברורה ופשוטה.
מיילים/הודעות
המרכזיות יכולות לבצע עוד שורה של פעולות בזכות העובדה שהן מחוברות לאינטרנט והרבה יותר מתקדמות היום, כולל אפשרות לשלוח מיילים או לשלוח הודעות למספר רב של אנשים בו זמנית.